上週寫完了《請你不要想大象：什麼是職場的精準表達？（上）》，這一篇則是下集。

我們在上集提到了「精準表達」的重要性，也提到了預測對方的心像或基模的好處。該怎麼做，會在這一篇文章中提到。

表達前，請預估聽眾可能的反應

在職場上開口表達前，該如何預測對方的心像或基模呢？方法一樣也是百百種，不過，在喬伊看過的各種職場情境中，設計出的這七個指標，算是涵蓋較為廣泛的。

1 . 動機需求：聽眾到底為何而來？

表達前，先思考現場的聽眾為何而來。若是主動前來，通常表示有所需求，那麼表達內容更該直擊重點。若今天是在介紹產品，就可以直接講產品如何操作（How）；但若是在百忙之中，硬是被打擾中途安排的拜訪，則有可能要先說明為什麼要使用該產品（Why），比起唸一堆規格，不如直接提出產品的好處更能影響聽眾的行為。

2 . 博得信任：聽眾為何要聽你說？

很多人在開口前常會忘記一件事：「聽眾沒有義務聽你說話，除非你給他一個理由」。

之前有位醫生來找我做「一對一教練諮詢」，因為要去美國研討會演講。模擬過程中，他在自我介紹第一句就先說了：「Hi everybody, my name is David.」然後就準備直接進到內容，連珠砲的狂講。

我一聽不妙，立刻問他：「等等，為什麼這麼多醫生，卻偏偏派你出國去講這主題？」他回我：「老師，不是我在吹牛。在台灣，沒有任何醫生比我還懂這個手術，我研究這項手術超過十年，你怎樣都考不倒我！」於是我告訴他：「很好，這才是精髓，也才是你在自我介紹該講的。」

第一句，就要讓聽眾快速產生信任，腦中閃過「專家」的畫面後，自然更願意聽完這場演講。

3 . 單位階級：聽者在哪一種位階 ？

不同的單位，對於「主題認知」會截然不同。例如，同樣是介紹產品，對客戶來說，研發和採購想聽的內容就不同。又或者是在年度大會，一堆跨部門的人都來到現場，這時就得想你的「目標聽眾」究竟聽得懂的內容是什麼，你又希望他腦中產生什麼畫面。

尤其不同階級中，對於主題的「細節」要求也就不一樣。越高層的主管級聽眾，更需要的是快、狠、準的重點，因為高層的心像，常圍繞在事情的效益、代價、成果、風險、成本，對於細節內容只要帶10%即可；相反的，若階級並非高層，而是執行單位，那麼對於細節的說明就要更完整，人事時地物錢都要交待清楚，腦中有完整的畫面，才能加速作業。

4 . 可能態度：聽眾是積極還是消極的？

這點我倒是很有感覺。像我在公開課程上課，很多同學上課都非常積極認真，臉上表情常寫著：「快！趕快告訴我要怎樣做」，因為動機很強烈，因此我說話的內容，就可以直接繞在「如何做（How）」。

但有些時候，當我到企業去授課，則會遇到同學們在上班百忙之中，臨時被安插來上課，難免會發生人在教室、卻仍掛念著工作上的狀況。這時，我在開場就會先說明「為什麼（Why）這堂課對你會有幫助」，讓同學覺得時間會花得值得，願意暫時先擱下手邊的作業來聽課。

因此，不管你要表達什麼，都要先想清楚「對方對我將要敘述的，有興趣嗎？」若不確定，最好先去調查清楚，免得講再多最後浪費了彼此的時間。

5 . 專業背景：對方聽得懂專業術語嗎？

對方跟我是同領域的人嗎？專業一樣嗎？如果是與客戶端同為研發單位的窗口溝通，那就可以直接說一堆專有名詞或是規則型號，彼此心像一致，完全沒有誤會；但若今天聽眾是我們的客戶，例如為了要說服客戶下單，或使用新的產品功能，當你狂唸著技術名稱，甚至把規則唸得滴水不漏，客戶仍是一頭霧水。沒辦法，客戶就不是領域中的人，這時，反而要用更直白的比喻來處理。

記得，把專業背後代表的「意義」說出來，也會減少客戶的小劇場。至於要如何翻譯專業，把術語說得潛顯易懂，這在之後的文章會介紹。

6 . 先備知識：聽眾的前情提要夠充足嗎？

先備知識，指的是對話主題的「來龍去脈」，就像我在前一篇文章中，大衛同事那個不精準的實例。大衛的同事沒頭沒腦就開始訴苦，搞得大衛一頭霧水，雙方認知不一致，搞得大衛的基模產生一堆碎唸。

同樣的，有時在會議中對主管報告進度時，也要注意主管日理萬機，不一定能完全掌握部屬的所有工作細節，切忌沒頭沒腦講出自己熟悉的內容！先幫主管「前情提要」，或是針對專業的術語用白話說明，確保理解後再開始報告，否則主管很可能在心像和基模都是問號下，而開始感到不安或是不耐煩，不斷說出：「所以呢？你到底在講什麼？」。

7 . 聽講時間 ：聽眾有多少時間聽我說？

這點是很多人的致命弱點！很多人在表達前，常沒搞清楚聽眾有多少時間願意聽我們說話。

時間條件不清楚，如何知道事情的廣度和深度該講到哪種程度？又或者先講什麼，再講什麼？就像同樣要喬伊介紹自己的商務簡報課，當我有60分鐘能和人資夥伴介紹，或者對主管只有3分鐘簡報時，我表達的內容就不同！這點可從我的文章《擅長做事的人，該怎樣表現「你比別人好」？兩個方法，點亮你的優勢》和總經理的對話看出端倪喔。

讀到這，是不是覺得原來「精準表達」的背後，要顧到的學問也太多了？沒錯，在喬伊官網一系列的文章，不管是在談「簡報」或「邏輯表達」，其中的學問和技巧不止適用職場，同樣也能發揮在生活中。很多人與人之間的誤會，有時還真的得歸因於講者的表達，造成聽眾產生錯誤的心像和基模，結果越描越黑，最後不歡而散。

最後，讓喬伊再提一點進階版的內容：每一段溝通中，有時候需要顧及的對象不止一位，比方說你在簡報給主管聽，但是主管背後還有大老闆，提案的時候，若能再進階，顧及「2人可能的心像」，讓主管好說服對方；或是你負責溝通的對象是客戶，客戶是否下單，背後也有他要負責點頭的老闆在。

這些進階版的內容，牽涉到完整的思維邏輯，我會陸續寫出來。

【工商服務時間】

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就算現在還沒想上課，點過去了解看看也不錯喔！

原文轉載自：我是黃喬伊（原文連結）