才走馬上任，剛當上部門主管的張經理，帶著忐忑的心情，緩步走到部屬的辦公區。張經理故意把腳步放得比平常稍重一些，希望有人會注意到他的到來。這個辦公區不算大，裡頭的座位不超出十個，座位間用低矮淺色的隔屏隔著，這時坐在臨走道的小李似乎感受到了什麼，無意識地抬起頭來望了一下。張經理眼睛一亮，見機不可失，立即上前，口中同時說著：「嗨！小李，最近手頭上的工作多不多啊？」

小李瞪大著眼睛，心裡正琢磨著這句話的用意，就聽到張經理接著說：「嗯！……我這裡有個新專案想交給你負責。」

小李驟然間給嚇了一跳，皺著眉頭，一股氣按耐不住直衝腦門，扯著嗓門沒好氣的說：「我哪裡有空啊！你沒看我工作那麼多，都快忙死了，怎麼可能再接新案。」講完後低下頭，拿起筆來，繼續忙他的事情，完全不鳥主管的反應。

張經理碰了個軟釘子，一時之間下不了台，無奈的表情盡寫在臉上。才剛發出去的球就像打到堅硬的牆壁，迅速的給彈了回來，只是這個球，還是得再發出去才行。

張經理把眼光掃向隔壁的小王，小王的工作早被剛才的對話給打斷了，正抬頭看著這場好戲，忽然發現主管看向自己這邊，驚覺不對，趕緊把眼光避開，但，來不及了，就聽到張經理接著說：「耶！小王……那你呢？」

剛剛才被小李推掉的工作，聰明的小王怎可能會乖乖的就範，靈機一動，嘿嘿！就順著小李的說法：「嗯！我也一樣，整天都忙得要死，根本就抽不出時間來。」

張經理再次受到打擊，鼻子嘴巴都快擠到一起了。小王看了有點於心不忍，緩了緩說：「好吧！即使我願意接這個專案，那麼現在我手頭上的這些案子又該怎麼辦呢？你也知道這些案子都很重要，難道你有可能同意讓這些案子全部都延期？其實我是沒什麼關係啦！只要後果你肯負責，其他的，我都沒有意見。」

拐彎抹角地，張經理還是碰了個大釘子，張經理愈來愈著急，心裡就愈來愈慌，話也就講得就愈來愈心虛，看到旁邊另一排座位上的小美，不假思索的說，「那小美妳呢？……妳總該不忙了吧！」

原本低著頭，覺得事不干己的小美，被主管這麼一點名，不是立即起立答是，而是扁著嘴，一副莫名其妙的樣子，大聲嚷著：「這又不是我負責的工作，為什麼要我做！」

張經理再次被打槍，心裡面五味雜陳，可真不是滋味。

也不過就只是交辦個工作而已，怎會搞得自己如此的狼狽不堪。張經理六神無主，無奈的在辦公室中望來望去。就只剩下最資淺、職位最低坐在最前排座位的小林了。張經理重新打起精神走了過去，看著一臉稚氣，剛從學校畢業沒多久的小林，語帶懇切的說：「小林，那這份工作交給你負責，好嗎？」

小林一臉無辜，緊張得不知該如何回答，就尷尬的杵在那裡，一副欲語還休的樣子。張經理眼睛發光，滿懷著希望，心想得救了，這份工作可終於有機會可以交辦出去了。

十幾秒鐘過去，小林結結巴巴的，最後終於把話給說了出來：「可是……，可是……，可是我不會做啊！怎麼辦！」

交辦工作有訣竅

當上主管之後，最常碰到的就是工作交辦，一個部門的工作那麼多，總不可能事情全由主管來做吧！（不巧的是，還真有不少菜鳥主管是這麼做的！）所以，交辦工作就成了新主管的重要課題。

遇到好的部屬，沒問題，自己的工作自己知道，不用你多說，會主動去做；但若遇到想偷懶、多一事不如少一事、習慣推諉責任的部屬，那原本該是他的工作，你若不指派，他就當作沒看到，即使指派了，也能瞎掰出一堆理由來塘塞，反正能不做就不做，就看你這個主管的本領如何，若是不如何，看你能奈他何。

有能力的部屬不怕做事，只怕不被主管重用，沒把重要的任務交給他；而沒能力的部屬就怕主管重用他，把工作交給他只會覺得工作繁重、壓力重重。有能力的部屬難尋，能力不足的部屬卻隨處可見。工作交辦不是玩大風吹，誰沒位子坐的，就活該倒楣輪到誰，交辦工作不能硬幹、蠻幹，而是有幾項原則，要先搞定。

交辦工作首先要搞清楚狀況，每個人所負責的工作範圍不同，要先知道這是屬於誰的工作範圍，才不會張冠李戴，胡亂指揮，殺雞用錯牛刀了；再來要弄清楚每個人手上的工作量，免得弄個勞役不均、天怒人怨；最後要選對場合與時機，商量要私下，宣布要正式，搞錯場合、弄錯時機，就只好聽天由命了。

工作範圍先釐清

愈大的公司分工愈細，每個人負責的工作範圍愈窄，工作畫分得愈清楚，這雖然有其好處，但卻不利於主管的工作調度。不要以為做會計的人的工作內容都一樣，有人只做應收帳款、有人只做應付帳款、有人只做成本、有人只做總帳，而且很可能不是「只做」單一工作，而是「只會做」這個工作。

也有不少員工是，只願意做當初面試進來時談好的工作範圍，凡是超過這個範圍的一概不願做。就曾遇到過某位擔任人資工作的，要他去處理教育訓練，他就義正詞嚴的說：「這不是我的工作範圍，因為當初面試時說好的工作內容，就只有招募。」

先把每個部屬所負責的工作範圍搞清楚，才不會工作交辦時找錯對象。可以參考每個職位的工作說明書（如果有的話，而且，正確的話），或是請教前任主管，也可以跟每位部屬談談他目前所負責的工作、過去曾做過的事情，也都會有幫助。

搞清楚工作負荷

一個人的工作量多少才算剛好，這其實很難知道，因為跟每個人的工作能力有關。一個單純的總務工作，過去每任都能在下班前把工作做好，每天準時下班，但是一模一樣的工作，就有人每天認真工作到七、八點，都還做不完。

要了解一個人的工作負荷，就要先了解他的工作能力，觀察他的工作方法，以及工作態度才有機會真的了解。雖然大多數主管都是以下班時間來判斷工作負荷的大小，也就是有加班就代表工作量大，沒加班就代表工作輕鬆，但這其實非常容易造成誤判。部屬只要知道主管是以此作為判斷依據，就會故意演給你看，自動調整工作內容與時間，就變成白天處理私事，下班時間後才開始辦理公事。

了解一個部屬過去做事的效率與成果，以及其他做過類似工作同仁的工作表現就可以有基本的比較基礎，當然，主管自己本身做過同類事務是最佳的參考點。所以，在當上主管之前，能做過愈多的事情，接觸過愈多的情況，對於當一個好主管是很有幫助的，不過要特別注意的是，每個人的資質不同，要避免完全拿自己過去的執行成效當作要求部屬的標準，否則很可能每個人都達不到要求，要不然，怎麼會是你升上來當主管，而不是別人呢？

選對場合與時機

對於愈會推工作、愈難交辦工作的部屬，要交辦工作，就愈要在正式的場合，而一個部門最正式的場合，就是部門會議。

在愈私下的場合溝通，就代表事情事是愈可以商量的。所以不想接工作的部屬就愈容易找理由來推掉工作，但若在正式的場合，主管說的話就代表命令，想要抗命就不是那麼容易的事情了。當然，主管在下命令時還是要先做好事前的準備工作，確認部屬的責任範圍以及工作負荷，才不會下錯指令，反令人不服。

先私下跟部屬溝通，了解部屬的狀況，也讓部屬對新工作有概括的了解，再到部門會議時正式指派工作，是比較和緩的做法。溝通時最好是請部屬過來，而不要自己過去找部屬，這樣比較容易建立主管的權威，較易詢問或交代事情。

但對於冥頑不靈的部屬，這樣的做法還不能保證完全有效，有些惡劣的部屬，即使主管在部門會議中下了命令指派工作，仍是有可能當場拒絕給主管難堪，這時，主管就需要一些技巧了。

在交辦工作後，特別提醒記錄人員要列入會議記錄，還要明訂完成日期，就會讓這個交辦成為決議事項，這樣也等同再次宣告這件事的重要性。

若擔心部屬可能當場找理由拒絕，可以在交辦完工作項目後，立刻補上一句：「若有問題，會議結束後再找我說明。」直接沒收掉部屬的解釋機會。可千萬不要在交辦工作後還白癡的問部屬：「對於這份工作，你有沒有問題。」

不過有些部屬還是會故意裝白目，硬是要說出一堆理由抗拒，這時可千萬不要跟著部屬起舞，也不要回應部屬提出的理由，更不可跟部屬爭辯，只要說：「這些問題我都已經考量過了，這件事情就這樣決定，若執行時遇到狀況，再視情況調整就好。」

也可以這樣說：「以你的能力，這些問題你都能處理，所以不要再找理由來推拖了。」

勇敢面對

主管交辦工作受挫，就會愈害怕交辦工作，愈害怕就愈不敢交辦，結果就只好自己一肩扛起，如此負面循環的結果，最後就是累死自己而已。

遇到問題要勇敢面對，否則主管這條路是走不遠的。剛當上主管，該做的功課要先做好，需要的技巧只要逐次磨練，就能慢慢得出心得，這樣對於難以帶領的部屬就不會心生畏懼。能夠面對問題以後，就會發現其實並不困難，最怕的就是一遇到挫折就退縮，這樣模式一旦定型後，就很難挽回了。

原文轉載自 凌帠的管理世界 的文章 菜鳥主管求生術（3）—工作交辦像打回力球，一交辦就反彈回來