在職場上，簡報是一種常見的溝通工具，考驗講者在報告當下是否能透過精準的表達和投影片的視覺引導，向目標聽眾傳遞清楚和正確的訊息，以達到溝通的目的。這個道理大家都懂，但在實際執行時，我們往往容易遇到各種問題和挑戰。近期發生的艾怡良金曲頒獎事件，儘管發生在演藝圈，但對於職場簡報的技巧和準備方面，卻提供了三個非常重要的啟發。

啟示一：上場不能靠運氣，簡報成功靠底氣，報告前準備好專業和對聽眾的掌握度

艾怡良的失誤可能是由於上台前對頒獎內容和入圍者的名字不夠熟悉，或者不了解「頒獎卡」上評審長簽名的用意。因此，在解讀頒獎卡時出現了資訊斷層和疑惑，沒辦法做出適當的判斷及反應。

將情境轉移到職場上，許多人也和艾怡良有相似的情況，被分派到簡報任務，需要在有限的時間內，向多位目標聽眾報告。但問題是，很多人常常準備不足就草率上場，結果在現場出現種種問題。有時是被客戶打斷報告，詢問數據的來源和證據在哪，卻找不到相關檔案，甚至無法用英文解釋。有時則是在對主管提案時，被指責缺乏具體計劃，想法過於理想和主觀，未與市場上的其他選擇進行比較，也未備有相應的案例。甚至也有人還會唸錯聽眾的名字和稱謂，搞不清楚誰才是關鍵決策者，對於利益相關者的觀點和顧慮在報告中未能作出澄清，全程只顧著唸投影片，給聽眾留下極差的簡報體驗。

這些尷尬場面都源於講者的準備不足，以及過於單向的思維。以為將內容塞進投影片後就可以交差，卻忽略了簡報的本質是溝通，成敗的關鍵取決於「聽眾」。在上台前，除了對報告主題要有相當程度的把握外，更需要主動了解或打聽聽眾的背景和需求，這樣才能盡可能預防報告當天出現的各種狀況，讓簡報達到最大效益。

啟示二：好的投影片設計，從簡報聽眾的視線引導開始：換個位置和大小，讓重點快速凸顯

在簡報中引導觀眾視線、確保重點一目了然是很重要的。當艾怡良打開頒獎卡時，此時的她需要「立刻看到得獎者姓名」才能唸出對的人名，然而，卡片上最明顯的竟然是右邊「評審長的姓名」，也難怪會看錯。（照片翻攝自 Temateli Kao IG，並非艾怡良的頒獎項目）
 

同樣，在職場的簡報中，很多投影片的設計都很混亂，常讓聽眾看得一臉茫然。很多講者將投影片視為置物櫃，隨意放置資料，甚至用七彩霓虹燈的顏色塗滿，紅色方形、插圖、綠色和橘色的文字，毫無設計思維，只是為了掩飾內容的空洞，強行填滿整張投影片，卻忽略了「聽眾到底需要看到什麼」。

這就像有些業務人員在介紹公司時，為了令人印象深刻，將公司多年的成就和營收成長塞在同一頁投影片，一會講左上角的表格、一會跳到右下角的文字串，一會又帶到中間的圓餅圖。整個簡報過程就像貓捉老鼠，客戶根本無法真正「理解」，因為他們忙著在「找」講者到底在唸哪，更糟糕的是，有時他們找到的重點還是錯的！（若我是艾怡良肯定也會被誤導…）

要解決這個問題，我在文章中提到，在簡報前應該準備充分，從版面設計到表達路線，都需事先規劃好。就像下圖2020年的金鐘獎卡片（照片翻攝自于子育（琇琴）臉書），上半部寫獎項名稱，下半部則放大「得獎人姓名和作品」的字眼，非常簡潔明瞭，完全沒有唸錯的機會。在職場上，一般上班族的簡報設計其實不用很複雜，只要將重點放對位置或調整字體大小，就能快速幫助聽眾正確理解簡報內容。

啟示三：簡報失誤是正常，人非聖賢，熟能無過？但請為可能的失誤做好準備！

無論是艾怡良的故事，還是職場簡報中的情境，出錯在所難免。當我們陷入這樣的情況時，我們應該如何應對呢？ 回憶起我在廣達和新創公司的經歷，不論事前準備得多周到，筆電、投影機或樣品總是在簡報時突然故障。我甚至因為客戶皺眉而緊張到忘詞，這些場面令人尷尬至極。

然而，這些經驗也讓我開始思考，如果我們預先知道失誤在所難免，是否可以提前準備應對策略？例如，當我結巴忘詞時，可以幽默自嘲並請觀眾提醒我剛才講到哪裡；回答不了問題時，表達感謝並承諾未來提供更好的服務；擔心設備故障，事先將檔案備份至雲端，備有額外的筆電或平板；至於樣品故障，帶備多個或承諾立即補寄，展現負責的態度。如果你擔心英文表達不當而出糗，或是對英文簡報中的Q&A提問環節會緊張，上場前也可以參考這篇文章。

然而，假如在簡報過程中出現更嚴重的錯誤，例如送錯樣品、遺漏重要文件或未能履行承諾，可能會引起觀眾的不滿。在這種情況下，建議效仿艾怡良，勇於承認錯誤並道歉，迅速解釋錯誤原因，並立即提出解決方案。這樣的行為不僅能恢復信任，還有機會將錯誤轉化為成長的機會。同時，展現開放和負責的態度也能在聽眾心中留下良好印象，增加讓人原諒失誤的可能性。

犯錯是進步的捷徑，只要有方向地去改進，上台表現就會一次比一次好。 

總結來說，艾怡良的金曲頒獎事件讓我們意識到這並非個別事件，在職場中類似的情況每天都在發生。無論是誰，在向聽眾表達想法時，都需要確保訊息能正確和有效地傳達。用在職場簡報情境，則是指講者事先對自己的專業和聽眾需求要有一定的掌握程度。在投影片的設計上，則要保持簡潔並規劃好閱讀路線。此外，在上台之前和之後的心態整理也很重要，要明白上台時失誤是正常的，但我們可以積極面對，事先做好應對失誤的準備。

希望這起事件除了探討責任歸屬外，我們也能客觀從中學習，思考換作自己在職場上報告時，也能做好萬全準備，減少失誤的機會，讓每次上台都能更從容、更自信！

原文轉貼自：我是黃喬伊 （原文連結）