上週有位學員送親手做的點心到辦公室，漂亮的外盒還附上一封簡短的信，信的開頭寫著 「Dear Joe, Bryan 和公司團隊」，結果引起同事間熱烈討論到底寫 Email 可不可以用 Dear 開頭。

to Dear or not to Dear?  

在校時寫英文是寫句子，在職場寫英文是寫連結。因為寄件者和收件者之間的每封信建立（或斷開）連結的機會，即使是「見不到面」的對話，也需要發揮判斷和觀察的能力，才能透過 Email 為自己和公司增加發展的機會。那麼， Email 的開頭是要用 Dear 還是 Hi 要怎麼判斷跟觀察呢？

我在企業指導的跨國商務溝通系列議題中尤以「商務書信」最容易引起討論，因為不分部門層級大家幾乎都有相關經驗，也因此 Email 的開頭能不能用 Dear 總是能立即引起學員的辯論，反對派表示「現在沒有人在寫 Dear、那是過時的用法」，支持派則說「用 Dear 比較正式」，接著反對派又說「要用 Hi 才能拉近跟收件者的距離」，然後支持派就拿出殺手鐧「好呀，那你去跟老闆 Hi 看看啊」。

兩派的確指出不同考量下的關鍵字：現在、正式、距離、老闆；反對派不用 Dear 是想跟上趨勢並且和收件者拉近距離，而支持派則想讓信件內容散發正式的氛圍，至於要不要 Hi 老闆則可能有多重考量，不管是哪種立場，很明顯都可看出寄件者各自在乎的點和想透露給收件者的訊息都不同。

而當我細問學員這些「要」跟「不要」寫 Dear 的想法哪裡學的或聽誰說的，有趣的是，無論在哪間企業，學員的答案幾乎只有兩個：大家、網路。

資訊爆炸的時代，請練習再多看一秒

根據微軟在2015年的調查，人們的專注力已從2000年開始從12秒遞減到8秒，姑且不論這數據在國外已引起真實性的爭議，不得不承認現代人對於疑難雜症的求解要嘛轉頭（問旁人），要不低頭（上網），大概只有少數會轉身（參閱各式書籍或專家交叉驗證）。

在網路搜尋 email dear hi hello 等關鍵字，會跳出超過三千萬筆的結果。如果只花八秒瀏覽搜尋結果的文章「標題」，會看到有些標題的描述對 Dear 的使用是不鼓勵的，又或者標題本身也是問號結尾，也就是連作者自己都不確定答案是什麼。

但是！若能點進連結並閱讀「內容」超過8秒，不管是國內還是國外的文章，就會發現沒有任何一個作者百分之百保證不能用 Dear，也沒有人說用 Dear 就是錯，甚至也提若想要營造正式的氛圍還是可以用 Dear，還有國外筆者提到自己有偏見（bias）喜歡用 Hi，結果底下就有外國讀者留言覺得寄件人沒頭沒腦就用 Hi 讓他覺得不受尊重。像這樣的論點分岐在國內外大致是：
 

仔細看會發現正反兩派對於同樣的稱呼用字解讀的「感覺」幾乎是一體兩面，如果上網搜尋只看結果的「標題」而沒有細看到「內容」，對於要用 Dear 還是 Hi 的認知不夠全面的情況下就說誰對誰錯，那就像外國人學我們打招呼說「您好」跟「你好」一樣，請問對於初次聯繫的客戶他該用哪一個，這有所謂的「標準答案」嗎？

Dear 或是 Hi 都是稱呼用的字，各有其存在的意義和使用方式，與其糾結「能不能這樣寫」，倒不如先思考「為什麼要這樣寫」。

就像也有人也問可以寫 Dear all 或 Hi all嗎？這兩個開場在美國企業的 Email 都很常見，答案當然是肯定的，但是，「為什麼可以這樣寫」呢？有可能是一位主管寫 Email 要對整個團隊宣佈重大消息，所以比起把全部人的名字列出來既佔空間又擔心漏掉了誰，倒不如用個 all 字表示全部人都要注意；但也別立刻陷入「這樣寫就是對」的陷阱，若今天收件者有三位，而主管針對同一件事要分別指派不同任務，那麼這時可能就不適合寫 Dear all 開場，而是要列出各別名字，避免訊息混淆。

語言是溝通的工具，而溝通的重點在「人」，表達自然會因人而異，說話如此，寫信也是如此。若看到某個媒體或是外國人覺得這樣寫不好或那樣寫才對，可以先看完筆者的論點並搞清楚他的「立場」背後的「原因」是什麼，合理嗎？適用在自己的情境嗎？總之，既然要用全世界的共同語「英文」跟任何國家的人溝通，就該在不違背 Email 書寫的基本準則前提下，依然保有面對不同收件者的表達彈性。

所謂「基本準則」就是國內外網站或書籍常提醒寫 Email 要避免的常犯錯誤，例如 Dear 不能加 s 或是不確定女性收件者的婚姻狀況下稱謂要用 Ms 等，在此就不贅述，讀者可以搜尋 common email mistakes 進一步了解。

至於「表達彈性」又是如何決定要用 Dear 還是 Hi 呢？以下用三個指標說明。

用 Dear 還是 Hi 的三個思考指標

1. 背景條件

「背景」指的是跳脫事件本身，站在更高的角度所看到更全面的樣貌，在決定第一個字母要打 D 還是 H 之前可先思考：這是什麼類型的信件（type）、我為什麼要寫這封 Email（purpose）、到底對方需要看到什麼樣的內容（content）。例如：

2. 溝通對象

職場上對內或對外的信件往來很少是為寫信而寫信，通常背後都有個目的，任何在信件出現的用字遣詞都會營造一種無形的「氛圍」，不但會影響收件者看信的觀感，也會左右回信的內容。試想，你跟「大家」還有「網路」上的作者寫信的目的真的會一模一樣嗎？那開場怎麼能直接複製貼上呢？

對象指的是 Email 的「收件者」，在釐清背景條件後，接下來就要衡量「對方」和「對方與自己」的狀態，例如收件者的人數、國家或企業文化、個性、用字習慣、工作職責、階級地位、公司規定格式等；而寄件者和收件者之間的熟識程度、階級地位、溝通頻率及習慣等也都會影響是用 Hi、 Dear 或是直接稱呼名字開場，因為這些狀態都是「變動因素（variables）」，會因人因時而異。

例如美國矽谷的企業普遍推崇組識扁平化（flat organization），老闆跟員工之間相處自然溝通像合作夥伴，公司對內對外寫信幾乎都是 Hi 開場，根據我在矽谷輔導的主管的說法是「如果有人用 Dear 開場，你會瞬間覺得很不自在」。

若對象是日本人，那麼開場又是好幾種，例如客戶的姓氏羅馬拼音是 Machino（直呼日本人的名字非常失禮），有人會寫 Dear Machino san （san日本人表示尊重的基本稱謂），實務案例常看到連 Dear 或 Hi 都沒有，直接寫 Machino san，若是早已習慣國際貿易的日本人也能接受 Dear Mr Machino。而日本人回信時，也會在收件者的「名」或「姓」旁邊加 san，例如 Dear Joy san 或是 Huang san ，因為這是他們的文化和表達習慣。

而台灣的企業為了與世界接軌，也常鼓勵員工對內對外都用英文寫 email ，同仁之間早就彼此熟悉，都是 Hi 來 Hi 去，有時連名字都沒寫，但如果是用「職稱」稱呼收件者，則傾向用 Dear ，例如 Dear Vice President ，又或者對於初次聯繫的各國廠商或客戶保守起見還是會先用 Dear 加對方的「姓氏」。

3. 文字語調

我們在跟人說話時，會依據對方的語調、表情和手腳擺動去解讀聽到的訊息和感受到的氛圍，並且做出回應； 可是 Email 的溝通是聽不到聲音也看不到表情，就只剩下「文字」，這種情況下，寄件者的「文字語調」就非常重要。例如：

現在若把三個例子中的稱謂分別改成B版本，收件者感受到的語調可能馬上又變得不一樣，並且解讀出不同的訊息。


無論是 Dear 或是 Hi 的開場，都必須跟接下來的內容的用字遣詞以及標點符號有一致的語調，才能營造特定的氛圍並影響收件者的回應。我們畢竟不是外國人，對英文用字產生的語調和語感比較不熟悉，在寫信之前就必須先思考過或參考實際案例，才不會造成收件者解讀訊息的誤會，增加溝通成本又影響專業形象。

總而言之，一封 Email 就像你跟對方在說話一樣，我們不會用一套公式跟所有人對話，當然也就會因為「背景條件」、「溝通對象」以及「文字語調」而有表達的差異。

最後針對這個主題，我想提醒三件事：

1. 注意中英翻譯的表達陷阱！

對有些人而言，會覺得寫信給客戶稱呼 Dear 太過親密而處在又想正式又怕親密的尷尬中，其實 Dear 的翻譯並非只有「親愛的」，舉個例子，若是 Dear Mr Wang，那麼中文對應的正式信函起頭就會是「王先生 您好」，而當寫訊息給親密家人或熟識朋友開場用 My dear 就可以翻譯成「親愛的」。既然要用外國人的語言寫信，就要小心避免掉入中翻英或英翻中的思維，各國和個人表達習慣都不同，平時就要多觀察多收集商場和職場的「實際案例」。

2. 判斷不了就把發球權交給對方

另外，每一次的溝通都是建立連結和關係的機會，職場上流傳著一句話「有關係就沒關係」，縱然跟收件者還沒機會見到面，也要記得把對方當作在眼前，想想你要營造的氛圍和對方與你之間的關係，再去決定什麼樣的開場較妥當；若沒有把握判斷，通常在授課或演講時我都會建議學員把發球權交給對方！也就是只要是初次聯繫，由你主動寫的信件一律都是 Dear 加對方的「姓氏」開頭，接著就等對方發球回來，如果他改用 Hi 或 Hello 加你的名字（first name），那麼就一樣複製回去，若是 Dear Ms Huang 那麼也是一樣 Dear Mr Smith 回信。

3. Email 是鐵證，寄信前請思考！

一個人會說中文，跟一個人會說話是兩碼子事；寫 Email 也一樣，不是只在意寫的英文拼字是否正確又或符合文法，而是要「思考」這些英文的背後解決了什麼問題或傳遞什麼樣的訊息。職場上的英文是現實的，尤其 Email 是衡量個人做事和表達功力的鐵證，在你想要上網找範本或是書信大全抄之前，還請三思。Think before you copy and paste.