前陣子。在我的個人諮詢服務中，出現一個跟主管「開場」有關的小問題，今天想跟大家分享。

我認為，即使是「會議報告」，在事先用點心思設計開場，也能帶來不同的溝通效果。

事情是這樣的。有位科技大廠的資深處長跟我說過：「每位與會者不是滑手機就是盯著筆電，別人的報告也都事不關己，但往往會後又一堆意見。」講到主持會議，主管就只有三聲無奈。「天啊！又要開會了！」

在我與這位處長諮詢後，會議中輪流當低頭族的風氣，不但獲得改善，討論也變得更有效率。

這是怎麼辦到的呢？

可預測結局的開場，不是好開場

首先，你一定要知道，無聊的開場，就暗示著無聊的過程，例如我們常在開會時聽到：

「大家好，現在我們就來看一下準備在美國銷售的機型吧。今天要討論的主題有三個，第一是……，由硬體部門負責，第二是……，由品管部門負責，第三是……，由軟體部門負責。那麼我們就先從硬體部門的小周開始，大家要注意聽，有任何問題都可以發問。接下來時間交給小周。」

在這分秒必爭的時代，會議進行力求快狠準，開場的黃金三十秒不能像樓上這樣用呀！

以下是當時的我，給處長的建議：

「Tell me WHY we are here 這件事很嚴重嗎？」

為了能「有效率並且凝聚注意力」，請讓幹部「聽到」目的：

「今天把各位找來，是因為有部門反應準備在美國銷售的機型的行程已經嚴重被拖延到，而這五個關鍵的產品問題，需要各位集思廣義一起找到解決辦法，否則其他產品也會被拖累，各位就不用準時下班。請各位記住一件事，所有決策，都需要全部人同意才能執行，等下報告，只要你有疑問就馬上提出來，讓我們在6點前解決這5個問題。小周請開始。」

有些中高階主管，的確會習慣直接下指令和派任務（處長也是），在行程緊湊的壓力下，很少有時間對下屬解釋任何背後的「目的（purpose）」。有時候縱然同仁覺得要求哪裡怪怪的，礙於到期日的壓力，還是會先做了再說。但是其結果就是常發生行動不符合期望，因而在會議中報告錯誤的或是沒意義的內容。

然後你可以繼續把重點放在視覺：

Let them see what you want.

比起千篇一律的問好、提開會時間、瀏覽大綱、指定報告者、請大家問問題的台詞，不如試試看，在開場就讓同事們腦袋裡有一張圖，讓觀眾一定要抬頭。

什麼意思呢？1981年諾貝爾生理醫學獎得主 Roger Sperry 博士在左右腦的研究中指出，右腦的「圖像記憶」容量，比左腦的文字還要多一百萬倍，所以若希望報告能有效率地進行，主管可以一開場，就讓同仁「看到」召開會議的目的。

1. 神奇四方形

由於會議室牆壁大多是透明玻璃，可供書寫，我建議處長，在「進會議室後，開口前」先在牆上畫下四個正方形。當處長在畫正方形時，你猜幹部在幹嘛？他們緊盯著板子，想知道處長在做什麼。這時注意力統統在會議室前面：

接著處長分別在正方形的四格格子中間，分別寫下：「現況」、「起因」、「建議」、「共識」。

2. 有看到就不會分心

寫完之後，處長轉身面向幹部：

「各位同仁，稍後請照著板子上四個方形的順序，分別就部門遇到的產品問題現況、起因和建議跟我們簡短地報告。

「報告完之後，我會詢問現場的人有沒有其他意見或建議。如果沒有，我就會在最後一格的方形寫下議題名稱，表示大家都同意了。會後若有其他意見請自行召開會議，任何決議都要全數同意（共識）才能進行。

「照這步驟進行，5點結束會議之後，我就直接去跟副總報告。

「小周請開始。」

處長提供一個「看得到」的開場，讓同仁腦袋有報告的方向，尤其是最後一個寫著「確認」的方形很明顯呈現這場會議的目的：大家都必須畫押（對決策負責任），而最後「跟副總報告」暗示著「我沒在開玩笑」，我猜幹部們聽到那句「小周請開始」，所有人的腎上腺素，應該都已經飆升了吧？

主管都會想要凝聚團隊共同解決問題，工作中最常遇到的簡報情境就是會議報告，千萬別讓日復一日了無新意的開場，影響了團隊工作的士氣。

當然啦，產品議題是否能因為一次開會而順利解決，這我們說不準，但主管的一言一語，絕對是凝聚團隊全力以赴的關鍵。會議前的開場要能讓同仁立刻感受到溝通的目的為何，時間要花在刀口上，報告有清楚的方向和結論，才能真正事半功倍。

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