很多年前，我去紐約進修，課程是關於職場人士必備的「商務溝通」技能。上課之前，我和旁邊一位化妝品牌的巴拿馬籍行銷經理聊了起來，兩人輪流分享工作上常遇到的溝通問題和挑戰。

當時我們都很期待稍後上課的老師，可以提供不同解決問題的視角。

但是當課程開始沒多久後，我們就後悔了。老師一進來就發給每個人好厚一疊的講義，有書信、簡報、社交、會議等各式溝通情境的「表達句型」，接著老師叫我們拿出「簡報」的講義，開始一一「帶著我們唸句子」。

唸句子？！一堆人面面相覷，我們不是來學「溝通」的嗎？果然，外國人的成長環境可是鼓勵踴躍發言的，於是同學開始陸續打斷老師的話，有人問「如果今天客戶遲到，結果搞到時間只剩3分鐘，而客戶的臉上又寫著『沒耐性』三個字，那我還要照樣開場嗎？」。

另一同學又問：「每次要跟客戶解釋問題都很困難，他們聽不懂就說我的簡報有問題，該怎麼辦？」……只見老師都是先愣住，然後硬擠出一個答案，像是客戶遲到，自己只剩3分鐘簡報，就叫同學「唸快點」或是「跟客戶再約別的時間」。

教簡報，好像也不是外國的月亮就比較圓……

簡報，講究的是控場，不是簡報本身

我本身在業界工作過，當過PM，也負責過品牌行銷和公關，輔導過各行各業的職場人士。我非常清楚，無論你的簡報內容背得多牢，眼前的人（對，就是那些看著你的聽眾）就是有辦法讓人脫稿演出。

比方說，報告到一半就直接問：

「you sure this is the best price? 」
（你確定這是最低價？）

或是「What about other customers? Their order? 」
（其他客戶下的量是多少？）

要不就是才剛開口就是「so?」的表情

要不就是「Sorry, I will be 30-minute late. Please speed up your report later. 」
（我會晚到30分鐘，等下請你報快點）

這些種種會令人瞬間斷片的「實境題」，挑戰絕對不是你有多少專業或者簡報本身，而是你的「控場」能力夠不夠。

在這裡，我就舉兩個跟「時間」有關係的簡報控場問題。

控場問題1：將時間分配給錯的議題

簡報的時間感覺，是由「聽眾」決定，不是講者。做簡報前要先釐清「聽眾」願意給多少時間聽我們簡報，而不是賭一把，或是想說多久就說多久，否則就容易發生花最多時間闡述的內容，卻不是聽眾最在意的。

舉個學員的例子來說，一個產品的簡報時間只有十分鐘，他分配了七分鐘講產品優點，卻只分配了三分鐘來講產品對客戶的好處，你覺得客戶會把前面七分鐘聽下去嗎？這七分鐘對客戶來說，會不會特別漫長？在覺得漫長的時候，會對產品有好印象嗎？下單的機率高嗎？

控場問題2：簡報總是講不完

學員常發生的問題，就是對每個議題要花多少「時間」準備，沒有時間概念，就會連帶影響到整份簡報的「準備」時間。

請想一想，一樣是十分鐘的簡報，總共要講兩個議題，第一個議題預計講二分鐘，第二個議題要講八分鐘，不同時間的條件下，投入力道就該不同。很多人一開始做簡報時不會先思考這個投入，總是在第一個議題上下最多苦工，接下來議題簡報做起來就會越來越沒力。這是沒「算清楚」力道就開始做投影片，最後下場就是自己製作簡報的時間很長，上台簡報的時間又無限延後，然後效果怎樣都很不好。

有些學員問我：「老師，我的專業不錯，可不可以無招勝有招，不要太在意簡報技巧，用專業來說服對方就好？」

我要說的是，「專業技術夠強，其他的都不太重要」的時代已經過去了。

簡報並不是一種單向的報告，簡報是一個影響在場所有人的工具，還得適時看狀況控制場面。業績報告需要簡報，目標會議需要簡報，帶領團隊需要簡報。

不會簡報，不能控場，影響力等於0。

要知道，幾乎大部分的公司，看的從來不只是個人績效，看的是協作能力。一個人在職場越成功，大環境對其簡報能力的要求就越高。簡報能力是擴大你個人品牌，提升個人影響力的第一法寶。特別是對中階管理者，如果你因為簡報能力不佳，而喪失了許多機會，實在是非常可惜的一件事。

在我的簡報課程裡，我也會提到這樣的簡報能力，該如何提升和成長。

對了，值得一提的是，之前某科技大廠的一位日籍主管透過人資聯繫到我，他即將代表公司主持產品發表記者會，希望可以加強自己的簡報能力。

有趣的是，他之所以會來找我，是因為他的台籍同事，之前在內部簡報上的表現很搶眼，一問之下，才知道原來是上過我教的內訓的緣故。

最後讓我工商一下囉～我的【上班族的商務簡報術】要開了，希望大家都有機會來上看看Joy精心開發的簡報課，雖然還不知道能不能解封，但是先報名的先贏在起跑點，優秀的人，總是先把進修準備起來的，對吧？期待解封的第一堂課，我們就能在課堂上相遇！

本文轉貼自：我是黃喬伊（原文標題：為什麼簡報常講不完？你是否沒算清楚力道就開始做PPT）