收發電子郵件，是我每天打開電腦必做的第一件事。前天清晨，收郵件時就看到一封主旨寫著：「席次有限，請速回覆，逾時不候，謝謝！！」我一看到就想，這大概是參加活動或講座之類的廣告信，所以不加思索地將它歸至垃圾信件中。

沒想到，過了兩天，突然接到學生倩倩的來電，一開口就著急地問說：「老師，妳不來參加我和嘉文的婚禮嗎？」頓時覺得一頭霧水，急忙回答：「我當然會參加囉！你們二位是愛情長跑結成連理的班對，老師當然會到場祝福。」

倩倩說：「那我寄了mail邀請，您怎麼都沒回覆出席呢？」這下我才想到，原來被我誤以為廣告的垃圾信，竟是婚禮邀請函。

Email無法傳達聲音和表情，用字遣詞更要注意

多數人幾乎每天都會用到Email來聯絡，尤其是在工作上，但即便常用，還是有一些讓人匪夷所思的錯誤會發生。回想看看，您有沒有收到過一些莫名其妙的電子郵件，沒有主題、文不對題、講了半天卻不知道這封電子郵件是給誰的、或是遲遲收不到對方的回覆信件？

Email很常拿來聯繫重要的事情，不過由於信件無法展現我們的聲音、表情、語調，因此在用字遣詞上更顯重要。

想寫出清晰又有禮的Email，這10個技巧供你參考

該如何書寫一封清晰又有禮貌的Email呢？建議你試試以下幾點。

1. 寫出清楚主旨，讓人一目了然

主旨是該信所要傳達的主題，要讓人看到主旨就知道這封電子郵件要談什麼；若沒有主旨是很沒有禮貌的，就好比找大家去開會，卻不知討論的議題是什麼。因此主旨與內文所要表達或說明事項必須一致，才能讓收件者判斷郵件的重要性及接續性。

比如主旨寫「請各位票選員工旅遊地點」，接著看內文卻寫著「經由主管會議決議員工旅遊因故延後舉行，待日期確定後再進行票選。」會讓人感到錯愕及失望。

2. 一個Email只講一個主題，方便收信者引用及管理該信件資料

當同一封主旨來來往往討論熱絡，此時卻有一成員突然寫了一件跟主旨都完全不相關的事情，這好比在與人對談時，突然有人插嘴講了一件完全不相關脫軌的事情。

3. 隨便轉寄擾人的連鎖信，有害專業形象

「當你看完這封信，若轉寄給10位好朋友，你將會得到100分的幸福，若不轉寄o#$%^&*。」這些連鎖文的內容，在轉寄過程中不免刪刪改改，變得似是而非，故請避免執行轉寄動作。

4. 內文採「倒金字塔」寫法，最重要或議定的事項先表達

內文先講最重要的事情，再細部說明原由或狀態，避免收信者匆匆閱讀信件，結果漏看了重要事項的訊息。

5. 適度整理內容，避免轉寄過程讓信過於冗長

信件在多次的往來轉寄之後，很常夾帶一長串無意義內容，因此引述上一封Email時，記得只引述「需要」的部份及自己的意見，轉寄郵件時適度刪除過長或不重要的內文，讓收件者更便於閱讀。

6. 善用表格整理統計資料，方便收件人理解

回覆調查後的統計資料時，應該做完整的表格化統計數字，避免以「統計結果請看大家的回覆」，讓每位收件者自行參閱落落長的回覆信。

7.  善用條列式寫法，避免「寫作文」

說明細節及行動方案時，應以條列式表達「人、事、時、地、物」，而非作文述敘式書寫，讓收件者能快速理解。

8. 弄懂信件內容，與其裝懂亂回，不如標示或詢問

對於來文中所言之事，若有不清楚，應該標示或引述不清楚之處，努力搞清楚，避免以情緒性字眼或不知所云來做為閱後回覆語詞。

9. 檢查再檢查，避免錯置資訊

發文前應逐欄檢閱是否遺露或錯誤之處，收件者郵件地址、副本及密件副本是否正確、主旨與內文是否吻合、附加檔案是否附加完成，是否正確書寫字詞。

10. 設計合宜簽名檔，給信件一個完美結尾

發出郵件前，必須為自己設計一份簡要合宜的簽名檔，將自己的名字、任職公司名稱、聯絡地址或聯絡電話書寫完成，切勿於簽名檔上附加自己的身高、體重、年齡等不相關的個人資訊。

雖然電子郵件能溝通變得方便又快速，但若沒有小心使用，不當的書寫情緒性字眼或操作不當，也會損及我們的人際關係。「一指神功」按下傳送，是開啟人與人關係的重要關卡，因此除了遵守以上各項網路禮儀外，更要尊重收件者的心態或每個人的閱讀習慣，

對於不擅文字表達技巧的書寫者，我們要多以「同理心」去考量對方的立場，或另行使用電話及面對面溝通做澄清，以免造成主觀或偏見，破壞人際關係的合諧。

原文轉載自：職場必學基本功

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