每次我去企業教導商務書信課的時候，很多同學會跟我抱怨，寫信給別人時，常會發生對方遲遲不回信的窘境，又或者對方的回覆和自己的期待有落差。雞同鴨講，常為了一事來回寫了好幾封信。

很多人都聽過一句話「魔鬼藏在細節裡」，一個人的表達傳遞的不只是訊息，同時還代表個人的處事風格以及專業，這點從寫 Email 的細節就可以看出。今天這篇喬伊要接著說另一個看似無足輕重，實則關乎溝通是否順暢的細節之一：附加檔案（Attachments）。

我在【商務Email的結構化寫作法】課程中會安排 Email 進行演練。同學寫完 Email 後會給我看，並解釋其中的架構和邏輯。

巧的是，幾乎10個同學有8個會提到「附加檔案」，畢竟在實務溝通上，若只是把想法逐字逐句塞到 Email 中，有時不自覺就會變成長篇大論，那就像看簡報時，發現投影片被文字轟炸一樣，看起來非常不專業，同時也造成觀眾理解的困難。

因此大多時候，我們習慣透過附加檔案，讓收件者的腦中對主題有完整的畫面，加速他們對整件事的理解，例如附上最新的產品趨勢圖、當季業績、系統報表、測試結果等等。

另一方面，透過附加檔案，寄件者還能證明自己的建議或想法，是在證據的支持下所衍生，加深對收件者的說服力，而達到溝通的目的。

讀到這，我想這些道理你早就知道了，那為什麼喬伊還是要寫這篇呢？因為從授課經驗中，我觀察到很多同學還是會忽略「表達」附加檔案，該注意的眉角和細節。接下來就讓喬伊來說說這些魔鬼藏在哪裡吧。

細節 1 ：附加檔案來得毫無道理，就像愛情

很多人在寫Email，很習慣就直接把檔案附加後，在信中交待一句 Please find attached my report. 接著再寫 Look forward to hearing from you soon. 然後就覺得功成身退，收件者應該就能自行理解要回覆什麼，對於彼此的默契相當有信心。

但尷尬的是，收件者一天收到的 Email 數量可能少則十封，多則百封。對於打開信件後看到的資料，若沒有輔助的說明，常會搞得收件者更加困惑，一句 hearing from you soon 到底是要對方回什麼？對於這天外飛來一筆的檔案，自然需要更多時間理解，反而提高了溝通成本。

有時候，即使同一件事雙方已談過數次，但究竟附加的內容是電話中討論到的？還是開會說的？還是老闆最後答應給的？版本那麼多，若沒有多加標註，很容易造成誤會，嚴重者甚至會耽擱到作業。

因此在寫信時，倘若我們能爲收件者多一步著想，除了提到自己附加了檔案，同時也補充這檔案是為何而來，就能幫助收件者快速進入狀況，營造好的溝通氛圍。

以下是標註附加來由的例子：

■ Attached is the data that I went through in the conference call for financial results this morning.
（此處的附加檔案是我今早在電話會議中帶大家檢視的財務資料。）

■ As you requested during the meeting of Aug 28, I’m sending the latest product roadmap for your reference.
（按照您在8月28日會議上的要求，我把最新的產品路線圖提供您參考。）

■ As promised, here is the copy of Janet’s report.
（如稍早承諾，附上 Janet 的報告影本。）

細節 2 ：附加檔案是收到了，但是要看哪裡？

另一個常被忽略的眉角是，很多寄件者會在一封 Email 附上一堆檔案，有圖有表還有一堆文字報告。但問題是，收件者在百忙中打開信件，不僅時間有限以及眾多干擾下（手機響、有人找、急著上廁所等），沒空一個一個打開來看。

有時就算只附加一個檔案，收件者打開檔案後，也常搞不清楚要看什麼。更不用提，萬一收件者不只一位，究竟哪個檔案才是大家要優先特別關注，或者每個人需要的資料在哪裡。倘若寄件者在信上沒有說清楚，很容易就會被收件者暫時擱置，因而耽誤溝通的時機。

以下是強調注意力該放哪的例子：

■ Attached are various forms for you to complete. Please pay special attention to the expenses claim form.
（附檔請大家填寫，尤其特別注意報銷費用的那個檔案。）

■ I’m attaching the shipping schedule. Please note that several alterations in dates have been made.
（附上貨運時刻表。有幾個日期已被修改，還請特別留意。）

細節 3 ：檔案是收到了，但是我不會心電感應啊！要我做什麼？

很多人都知道附加檔案的英文要怎麼表達，但常忽略的細節是「沒有交代清楚」，收件者看了這些附加檔案後… … 「然後呢？」縱然有人在提到檔案後，補了看似行動的句子，像是 Let me know what you think. 或是 I’m looking forward to your comments. 仍然會造成收件者滿臉問號：「啊這問題這麼大，是要 think what? 我怎麼知道要回什麼？」

喬伊在企業指導上班族的邏輯表達時，提到很多表達高手，都是能夠在傳遞訊息之後，讓聽眾產生行動，寫Email 也不例外。因為收件者是人，而寄件者雖然是對電腦寫信，但還是在跟人溝通，因此在寫信的過程中，就可以預測收件者在收到信後的「可能行為」，例如看到信件的附加檔案後，有可能會因為檔案太多，或是開了檔案後不知從何下手，這時除了特別註明緣由外，更要直接點出看完檔案後 call to action（要對方採取的行動）。

以下是提醒收件者採取行動的例子：

■ Attached are various forms for you to complete. Please pay special attention to the expenses claim form. I need them back by Sep 16 at the latest.
（附檔是大家要填寫的各式表格，尤其請各位特別注意報銷費用的那個檔案。最遲請在9月16日前寄回這些檔案給我。）

■ I’m attaching the pre-meeting notes. Please let me know if there’s anything else we can do on our side before we meet.
（在此附上會前紀要。請讓我知道在開會前是否有我們這邊需準備之處。）

細節 4 ：附加檔案的說法，可以再現代感一點

最後一個細節嘛，其實算是有點吹毛求疵啦，但對外國的收件者而言，寄件者描述附加檔案的用字遣詞，可是會透露不同年代的韻味喔。

例如很多上班族加入公司後，看到大家都用英文寫信，在沒有特別研究的情況下，常常就是看別人怎麼寫就跟著寫，像是：

■ Enclosed please find our catalogue.

■ Attached herewith please find the revised test report.

■ Please find the attached the meeting minutes.

以上例句在國外的 Email 指導書籍和教材中，被列為是上一世紀的寫法，很多外國作者提到這類句子具有濃濃的古味，因為句子拗口，讀起來文謅謅，會給人一種過度正式的距離感。

尤其 enclosed 這個字，以前最常用在「紙本信件」，主要是告知收件者包裹「裡頭」有什麼東西，然後請對方打開來 find，但現在信件都電子化了，所以讀起來難免有點過時。

喬伊是認為，古味也有古味的風情，話有說清楚最重要。如果你想學現代商務上的慣用寫法，那麼也可以參考以下例句：

■ I’m sending the latest marketing report as an attachment. Please note that I have changed the name of the vendor.
（附加檔案是最新的行銷報告。請注意我已經改了廠商的名字）

■ I would be grateful if you could complete the attached form and reply to me by Sep 16.
（若你能在9月16日前填好附加表格並回覆給我，我將會很感激）

■ Attached is the catalogue of model xyz.
（附加檔案是 xyz型號的目錄）

■ I attach the meeting minutes for your reference.
（附上會議記錄給各位參考）

以上寫法之所以看起來比較現代，是因為表達更直覺，一下就能看到重點，沒有拐彎抹角。更適用現代這種處處求快的溝通氛圍。

讀到這，不曉得你對 Email 的認識是否又多了一層呢？

身為精準表達的老師，喬伊還是得說，很多「溝通的責任」還是落在主動開啟對話的這一方，用在寫信的情境中，指的就是寄件者本人！需要收件者看什麼、做什麼、或是為什麼要看，都要在信件中清楚說明，畢竟對方不是我們，若想要降低誤會、減少溝通的往返信件，寄信前不妨參考文章中的指標，透過這些細節，好好展現你的專業吧。

喬伊的商務書信實體課程中，教的其實就是文字版的精準表達，不僅能讓你大大減少溝通時間、增加效率，更能讓人覺得你的職場專業度瞬間提升。如果你每天還在為商務信件寫作到處搜尋範本，或者想要藉由郵件開創新事業，我相信我的【商務Email的結構化寫作法】 會給你一個完整的思路，可以在最短時間內，達到最棒的效果！

 

原文轉貼自：我是黃喬伊（原文標題：你附加的不只是檔案，而是你想讓對方做的指令：Email裡藏的四個溝通細節）

 

 

本站所有文章未經事先書面授權，請勿任意利用、引用、轉載。