講到寫 Email，你身邊也有「 I 魔人」嗎？書信來往時，一堆句子常用 I 開頭，整封信都是「我我我」？

商務書信裡，有很多 I 不行嗎？

話說有次喬伊去新竹某科技大廠，訓練一批中階主管透過 Email 展現主管風範和其專業。有位副理利用中場休息來找我，他問我：「Joy老師，英文好的人是不是很容易驕傲？」見我一頭霧水，他用手機秀給我看：「他這樣用字，我看了覺得有點討厭。」

— 以下內容和姓名皆經過編輯 —

（blah blah blah …）

I understand why you want the information. I did spend some time thinking about your need. However, our engineers can’t fulfill what you requested because it’s confidential. Also, I can’t do anything until I get further approval from our manager, Tom. 

—

原來這位副理，想知道某廠商元件的設計細節，結果對方在回信時告知「礙於商業機密，無法讓底下工程師提供相關資訊，而且沒有長官允許下，無法給進一步協助。」

看完後，雖然覺得廠商的贅述太多，但我心想：對方論述沒什麼問題，不便公開的事，當然不能給。但這跟副理一開始說的「英文好的人，是不是很驕傲」有什麼關係？

原來，副理是看到對方寫一堆 I 開頭的句子，一會「我」明白、一會「我」有想、一會「我」又要問長官……「他一段話就有四個 I ，感覺好像很強調自己的立場跟想法很重要這樣。」副理在旁忍不住又碎唸了起來，覺得對方很自大……

喔～原來如此。信件中一堆 I、I、I、I 讓副理感到礙眼。讀到這，你和他們也有同感嗎？對於信件中一堆我我我這種 I 不停的句子，也覺得觀感不佳？

像這樣的狀況，每天在全世界往返的上億封 Email 中幾乎是標配，難道那麼多人都有大頭症嗎？如果你是苦主，建議分享這篇文章到臉書或其他社群平台，悄悄提醒那些施主趕快覺醒XD 若你正是這些 I 不停的推手，那也別擔心，讓喬伊給你好好說一說，其實 I 來 I 去沒有不好，只是有些眉角要注意。

大家都需要 I ，只是要 I 得恰當

根據喬伊百科，凡事皆有二面，有利有弊，連主詞也不例外，所以接下來這句話你一定要記住！

主詞是雙面刃！主詞是雙面刃！主詞是雙面刃！

像是 I、You、He/ She、事情、東西等等都是句子常見的主詞，用得好帶你上天堂，用不好…呃…不好說。今天這篇先來講 I 的使用。以後喬伊還會寫文章討論，其他主詞如何使用才恰當。若想繼續收到，可以在文章底下填寫Email讓小編通知你，或是到粉絲團 我是黃喬伊 按下追蹤就行囉！

言歸正傳，關於 I 的使用，以下用兩封Email示範差異；如果你是Jason，覺得哪封比較順眼？

相信答案是 Email 2 吧！

Email 1 的內容是寄件者很遺憾通知收件者無法出席會議，因為要去上海出差。相較之下，Email 2 的寄件者在告知未能出席後，並沒有解釋為何會缺席，而是問能否直接請代理人出席會議。

同樣都有三個 I 開頭的句子，Email 1 傳遞的訊息只圍繞在「寄件者」本身，但 Email 2 卻多了對「收件者」更有意義的內容：解決方案。

因此，I 開頭的句子，當然可以寫，表達得當，想寫八個也行呢！重點是，你要確保這些 I 句子傳遞的訊息中，有考量到「收件者」的立場。為什麼寫句子要想到收件者呢？道理很簡單，就像喬伊在企業內訓的邏輯表達課程提到，溝通的黃金準則是：

1. 除非你讓我知道你在乎我

2. 否則我不在乎你要說什麼

不管是對誰、不管在哪裡、不管用何種溝通平台、型式都一樣。即使是寫 Email，句子傳遞出來的訊息究竟有無把「收件者」的立場放在心上，一眼就可看出。不信？以下兩欄比較看看。

在職場上，很多人都像寄件者 A，句子常繞在「自己」身上，包含要做什麼、這件事要先問過老闆、或是跟你要個東西是因為自己要趕報告等等。表達上句句屬實，半點不假。你說他們不在乎別人，只在乎自己嗎？有些人或許是，但很多人其實不是這樣的。畢竟比起別人的需求，我們對自己的事、想法、行為、公司、部門、同事等等總是比較熟悉，在寫 Email 時，自然有什麼就寫什麼，這是很正常的。用台語來說，這樣的人通常都是卡古意啦（老實）。

你說這樣不好嗎？

當然沒有不好，只是老實要用對地方。

如果今天是要你對別人「報告」自己的狀態、或是部門、公司的立場等，那麼你想怎麼 I 就怎麼 I；但假使今天寫信的目的是為了解決問題、建立可靠形象、拉近雙方關係（你知道的，有關係就沒關係），那這時就不能只是報告，而是要把「溝通」的黃金準則發揮出來，不管當下是否能滿足對方的需求、又或者是遇到立場衝突，都要盡量在句子中把對方的立場考量進來。

現在，讓我們回頭來看文章一開始在抱怨的那位副理。假設對方把副理的立場放在信上呢？喬伊用 Email 2 改一版參考看看。

話說回來，職場溝通要做到盡善盡美，實在是太難了。這也是為什麼我每次寫完一封 Email ，都會在寄出前再多看一眼，想想「如果我是收件者，看到這封信會有做何感想？」然後就會發現，原來我也是老實人XD 寫了一堆自己要做什麼，如何如何又如何，卻忘了收件者又不是我，根本不需要聽那麼多解釋。因為，比起我做了什麼，他更在意的，一定是自己的問題是否有被解決。畢竟每個人的立場都不同，對我們不利的、或是我們自己做不到的，我們自然會想把話說清楚。

不過，實話總是殘忍，在職場上太過直球對決，很容易讓自己鼻青臉腫，尤其 Email 又會留下證據，常成為職場衝突的呈堂證供。因此，有些時候先把對方的立場考量進來，不僅是出自善意，若溝通結果不理想，至少也不要讓自己EMAIL成為別人攻擊你的證據。

記得Joy說的，職場溝通，把對方想解決的問題順序放在最優先，寫出來的EMAIL，自然就容易溝通到心坎裡去了，回信的速度和態度肯定會好很多。

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對了，我的商務書信課程【L002大人學英文：商務Email的結構化寫作法】開班囉！如果你想學習更多相關技巧，讓你的客戶、老闆或同事刮目相看，邀請你一起來學習！

 

原文轉貼自：我是黃喬伊（原文標題：超多主詞的EMAIL讓人翻白眼？不被討厭的職場溝通）

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