（Photo by Solen Feyissa on Unsplash）

Hello Mr. Sonny, Sorry to bother you!

我收過不少封這樣的 e-mail，第一句話就犯了 3 個書寫上的錯誤，讓人印象大打折扣。

首先初次商務聯絡說 hello 有點不夠莊重；此外 Mr.／Mrs.／Ms. 後面應該接姓氏 (last name) 而非名 (given name)， 因此正確的說法會是 Mr. Chen。最後，第一次寫 e-mail 就道歉，會讓對方覺得非常奇怪。也許中文習慣說「冒昧來信打擾」，但在英文文化裡，並沒有這個習慣。

關於信頭的「開頭問候語」和信末的「結尾敬語」，我想再多談一些。針對不同對象，我們通常會有不同的寫法。

對象是上司

我曾聽過一種說法，叫做「開頭用 Dear 會太親密」，這完全是個都市傳說。在英文信件裡，Dear 反而是個比較正式的開頭，而 Hi 則比較輕鬆。

因此在寫比較正式的信件時，建議你用 Dear 開頭，而結尾可使用 Sincerely yours 或 Sincerely，加上你的全名，例如：

Sincerely yours,

Sonny Chen

這樣就四平八穩、不失禮貌。

對象是陌生人

有一種狀況，是你不太確定讀到信的會是誰，可能是評審委員，可能是上司，也可能是教授，在這種情況下，信件的開頭就可以使用 Dear Sir/Madam 或 To Whom It May Concern（敬啟者）。

但這裡要特別注意的是，如果你明明知道收件者的名字，或可以查得到（例如某校系的系主任，姓名在網路上可以輕易查詢到），你還使用 Dear Sir／Madam 就會顯得有點失禮，會給人刻意疏離的感覺。

如果信頭使用了 Dear Sir／Madam 或 To Whom It May Concern，信末搭配的敬語就必須是  Yours faithfully，不能用 Sincerely。

曾有位香港朋友跟我分享一個記憶法，覺得非常實用，叫做「非親非故 faithfully」（聽過一次就忘不掉 XD）。
 

對象是熟人

如果是跟比較熟識的人寫 e-mail，就可以使用比較輕鬆的語言，開頭用 Hi 是沒問題的。

結尾敬語的選擇也比較彈性，如果對方最近很忙，或身體微恙，可以用 Take care。

如果你們是很好的朋友，可以用 Warm regards 或 Warmest。

如果不知道要寫什麼，就用 Best 或 Best wishes 吧！
 

雖然現在英語世界對語言彈性的接受度越來越高，但在職場或正式的情境中，e-mail 格式還是專業人士相當看重的一環，值得我們多下功夫，充分理解、正確執行。

原文轉貼自：Sonny老師的英文國際力 （原文連結）