（Photo by Rohit Farmer on Unsplash）
做簡報前必須分析「目標聽眾」的需求，是大家都明白的事，知道別人想聽什麼後，再去設計簡報內容，才能有效提升簡報的說服力。坦白講，這道理陳腔濫調、了無新意，但為什麼一堆老師或作者再三提醒呢？我想或許「知道」和「做到」終究還是有點距離吧！同學們常掛嘴邊「我又不是老闆，怎麼可能知道他想聽什麼？」「我又不會通靈，天知道客戶喜歡哪些？」有時候，我們連身邊最親近的人在想什麼都不知道，更何況是那些離我們更遠的人。話雖如此，那些簡報名師或名嘴作家們，又是怎麼知道別人想聽的，還能開班授課，寫書影響他人呢？
一般上班族常見的簡報會議中，與會人員有主管、同事，甚至客戶，各種聽眾的需求不全然相同，然而想成就一場成功的簡報會議，就該像日本懸疑電視劇《輪到你了》中的男主角，為了找尋兇手在每月出席居民會議時，總是細心觀察其他居民的動作細節，不僅如此，甚至留意到鄰居回家時間…等，多方角度蒐集線索，進行有系統的推理，最終才能抓到真兇。同樣地，簡報高手之所以能說出別人想聽的內容，也是觀察各種枝微末節、歸納多元線索，然後進行系統化推敲，最後找到答案。
真實職場上往往做一份簡報的時間，是非常壓縮的，沒辦法細細思考後再下筆，於是喬伊統整出一張『目標確認清單』，每次作完簡報後，拿著清單，核對每一張投影片的內容，並問自己五個問題，而這些問題是否都能讓你毫無懸念的秒打勾呢？＊點擊圖片可供下載
接下來，就讓我們看看喬伊如何利用 5 個關鍵檢查點，引導即將代表公司介紹產品的小張，找出簡報盲點。到底小張能否順利得到 5 個勾勾呢？️
公司即將在展覽上介紹新產品，需要一份能嶄露頭角的提案簡報，接獲任務的小張認為除了呈現公司專業感之外，必定也要讓民眾知道自家技術的優勢，簡報聽眾都不同，有些是技術人員、有些是行銷業務，還有負責點頭的老闆，實在不知如何兼顧所有潛在客戶的需求，最後硬著頭皮中規中矩的做了一份 5 分鐘的簡報，報告一開始先花了 3 分鐘大談許多新穎的軟體名稱、產品設計的細節流程和規劃，想藉此表現自己在產業多年的豐富經驗，最後在尾端 30 秒總結時，帶到產品價值是「省時、省能和許多硬體規格相容」，當然也不忘在最後一頁感謝大家聽到最後一刻。
Check Point 1
對你來說這份簡報的主要目標是什麼？
找出 TA（Target Audience）想聽什麼之前，先確認自己為什麼要做簡報
喬伊問小張的第一個問題是「你為什麼要去做那份簡報？」，小張想了一下說道，一方面想讓同事、老闆認同我的簡報能力，二方面希望引起在場聽眾對公司產品的興趣，進而聯繫業務，獲得進一步到客戶公司簡報的機會。這麼多個任務目標，你聽出哪個才是主要需求了嗎？小張的簡報重點並不是詳細介紹產品資訊，把規格唸一唸就沒事，而是希望能影響「某個人」，讓他聽完簡報後，採取聯繫業務的行動。
Check Point 2
誰才是真正決定勝敗的關鍵決策者？
沒有全部都要的選擇！現場聽眾那麼多，找出你的 The one
在展覽會場中肯定是人山人海，小張『最主要』要影響的人是誰？PM？RD？業務？還是老闆？我們總是會希望在場每一個人的需求皆能得到滿足，但每種身分的聽眾看事情的角度也有所不同，用一份簡報就想讓所有人取得『共識』，所有人認同你的想法，真的能做到嗎？還是因為現場『某個人』點頭了，於是大家有了『共識』呢？出社會夠久的你應該能猜到，小張的回答不出意料是「老闆」。別忘了，不管現場有多少人，首先要思考的就是誰才是「關鍵決策者」，又或者是會決定簡報成敗的「目標聽眾」，一旦鎖定目標後，才能有方向地思考，對方感興趣的內容。
Check Point 3
內容是否為目標聽眾所在乎、感興趣的？
時刻緊扣 The one 最關切的議題，拳拳到肉持續打動
老闆究竟想聽什麼，首先你得認識「老闆」這個人，搞清楚他們常見需求，以及焦慮，也就是他們會痛的地方。以一個廠商的角色，面對這群潛在客戶們做報告，最該花時間說明的是『技術優勢』還是『獲利成效』？最該優先強調的是「持續獲利」，那麼簡報雖然在原本的簡報尾端也有提到「產品的價值」，但卻只佔整份簡報的 30 秒，而且還是擺在報告的最後。因此為了維持老闆們的注意力，應調整內容順序與篇幅，先完整說明產品能為客戶帶來的效益評估後，再接著用技術亮點佐證。
Check Point 4
內文設計的廣度和深度是否適合目標聽眾？
聽得懂不代表他想聽，說出幾個關鍵字比落落長的長篇大論還有效
接著小張緊張的告訴我「可是簡報只有短短 5 分鐘，若是花最多時間講產品的好處，那剩下的技術細節很複雜，若要讓聽眾理解，是否語速要狂飆才能報告完？」其實我們都知道，很多時候都是不懂技術的人做最終，大多數的人聽不懂這些專有名詞，即使後面語速加快，把規格唸完，就算他聽得懂無感的機率還是很高。所以我建議他只要簡單介紹自家技術就好，用「總結」的方式把「一定要」聽到的關鍵字說出即可，例如技術名稱、解決何種問題、和競品相較的優勢、可應用的範圍等。
Check Point 5
是否明示/暗示目標聽眾下一步的行動？
不論何種形式的簡報，都不會只有單純介紹，背後一定會連結或多或少的商業行為
最後我對小張說「假設前面的內容成功把老闆們都撩起來了，他們也對自家公司感興趣了，然後呢？」嚴格說起來，在展場對著現場聽眾「介紹產品」，也算是一種「提案簡報」，而提案的關鍵，是簡報最後必須要有明確的「行動呼籲（call to action）」，因此透過投影片的呈現，一定要讓現場不管站在哪個位置的老闆們，都能「看到」聽完簡報後的下一步。最後一頁「Thank you Page」，改放展場攤位地圖，並強調出自家公司的位置，同時也說明攤位上有業務和專業技術人員，可以進一步提供資訊和樣品說明等。
透過『目標確認清單』，小張才知道原來找出聽眾想聽的內容，中間有這麼多需要思考的點，現代人礙於忙碌，做簡報時常不加思索，腦中有什麼想法就塞入投影片，每每要上台報告時卻又緊張的不得了，畢竟不知道是不是對方想聽的，說起話來自然就心虛沒底氣。
做簡報就像推理一樣，真相尚未揭曉之前，先不急著下定論，而是透過「線索」思考，在案發現場這裡翻翻那裡摸摸，最後驗證腦中的想法；同樣地，要說中聽眾想聽的，也不是一步到位的事，我們可以用這篇文章提到的幾個常見關鍵檢查點去加以自我檢視，然後透過上場，一次又一次幫自己驗證思考的結果。等經驗多了，分析的功力自然會不斷迭代，內化成骨子裡的真本事喔！當然急性子的同學，想要快速吸取簡報技巧的日月精華，歡迎報名一開班總是立刻額滿的《上班族的商務簡報術》，用 7 小時解密上班族工作簡報的總總難題。
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