昨天一位在網通公司上班的客戶 Amy（化名），來找我進行線上一對一教練諮詢。她將在下週代表部門面對公司總經理，就部門過去一年的績效和成績進行簡報。面對手邊繁重的業務，以及要在短短 15 分鐘內將一年的工作濃縮成精彩的報告，Amy 感到壓力很大。
倘若你是 Amy，接到這個任務後，會怎麼準備這場簡報呢？
在諮詢開始時，我沒有馬上給 Amy 直接的解答，而是先和她一起釐清幾個關鍵問題，包含：
Q：會議中將有多少聽眾？他們的身份和職位分別是什麼？
→ Amy 告訴我，預計將有十位聽眾，包括總經理在內，都是高層主管。
Q：Amy 是否為此次簡報的唯一講者，或者還會有其他部門的人也要報告？
→ 她的回答是，包含她在內，共有七個部門的代表同仁會輪流報告，而她是第三位上台的。
這樣一來，整個情況就明朗多了。原來這不單是一場普通的報告大會，更像是一場才能和魅力的競技場，目的不僅是完成簡報，還要在所有部門中脫穎而出，讓總經理對她的報告印象深刻，進而讓部門的努力獲得肯定。
如果你也正面臨著類似挑戰，需要對公司的高階主管做年度工作的總結報告，那麼不妨參考我給 Amy 的報告規劃吧。
1. 開場白 ( 1 分鐘 )
◎ 背後思維
建立聯繫並吸引聽眾注意。為聽眾提供一個框架，了解接下來會討論什麼內容，設定整個簡報的氛圍、風格，以及觀眾對簡報者的第一印象。
◎ 段落要點
– 簡單自我介紹及部門介紹。
– 感謝聽眾抽空參加。
– 概述報告目的與將涵蓋的主要內容。
◎ 目標聽眾是高階長官的示範台詞
「總經理、在座的長官們，感謝各位在百忙之中撥空來聽我們部門的年度回顧。我是【名字／職銜】，來自【部門名稱】。今天，我要跟大家分享我們部門在過去一年來的努力與突破，包括我們達成的關鍵目標、面對的挑戰、從中學習到的寶貴經驗以及對於明年的規劃。」
2. 部門概況回顧 ( 2 分鐘 )
◎ 背後思維
設定背景和脈絡，幫助聽眾理解部門的基本職責、和過去一年的目標，從而讓聽眾更好評價部門的成果與表現。
◎ 段落要點
– 回顧過去一年部門的核心目標與策略。
– 描述部門的基本功能與在公司扮演的角色。
◎ 目標聽眾是高階長官的示範台詞
「在過去一年中，依照公司年初設定的方向，我們部門實施了針對【具體目標】的策略。這些策略不僅支持了公司的整體目標，也提升了我們在【市場／產業／競爭／產能／生產力等】中的競爭力。」
3. 成就亮點 ( 5 分鐘 )
◎ 背後思維
展示部門價值和貢獻，用具體的量化數據和事蹟，來強化成果的可信度，並提高聽眾的興趣和參與感。
◎ 段落要點
– 展現具體成績：包括完成的專案、業績成長、客戶增加、產品推出、降低成本的方法等。
– 運用圖表和圖片強化視覺印象。
– 分享來自客戶或其他部門的正面回饋。
◎ 目標聽眾是高階長官的示範台詞
「針對關鍵績效指標，如各位在投影片上看到的，我們實現了【具體數字】的成長，特別在【專案／業務範疇等】上。這些成果直接對我們的【部門／公司／同仁】產生了正面影響，也為公司帶來了額外的【收獲／收益／市佔率等成果】。」
4. 挑戰與解決方案 ( 3 分鐘 )
◎ 背後思維
展現誠信，讓聽眾看到部門面對困難時的應對策略，這有助於建立信任，並顯示出部門的彈性和解決問題的能力。
◎ 段落要點
– 坦白提出過去一年所遭遇的主要挑戰。
– 介紹針對這些挑戰所採取的對策，包括實施的步驟和過程做的關鍵調整。
◎ 目標聽眾是高階長官的示範台詞
「面對【具體挑戰】，部門團隊迅速採取行動。透過【策略或行動方案】，我們不僅即時解決了問題，也提升了作業效率，因此在【效益／效率】帶來正面影響。」
5. 經驗教訓與內部成長 ( 2 分鐘 )
◎ 背後思維
強調持續進步和學習的重要性，通過分享學習到的教訓和團隊的成長，展示部門的發展潛力。
◎ 段落要點
– 分享團隊在過程中學到的經驗與教訓。
– 闡述團隊如何在技能、團隊合作與企業文化上共同成長與進步。
◎ 目標聽眾是高階長官的示範台詞
「這段期間，我們在【行業／市場／趨勢／技術等】有了更深入的見解，並在【特定技能／流程等】上獲得顯著進步。這不僅加強了我們團隊的能力，也為【應對未來市場變化／未來部門相關發展】打下了堅固的基礎。」
6. 未來規劃 ( 1 分鐘 )
◎ 背後思維
提供願景和方向，激勵聽眾對未來的期待。這部分能夠讓聽眾看到部門對未來有清晰的規劃，並對後續執行和實現產生信心。
◎ 段落要點
– 闡明接下來的目標與規劃。
– 討論如何根據今年的成就來設定明年的目標。
◎ 目標聽眾是高階長官的示範台詞
「展望未來，我們已經確定了【新目標】，這將支援公司的【長期戰略／年度目標】。我們計畫透過【策略／行動】來實現這些目標，期待能為公司持續提供更多貢獻。」
7. 結尾與提問時間 ( 1 分鐘 )
◎ 背後思維
結尾部分要再次強調簡報重點，加深聽眾對於報告內容的記憶，並給予他們互動的機會，展現開放與溝通的態度。
◎ 段落要點
– 總結報告重點。
– 邀請聽眾提問，表示願意分享更多訊息與深入交流。
◎ 目標聽眾是高階長官的示範台詞
「總經理、各位長官，剛才我們一起回顧了【部門名稱】在過去一年來的主要成績，特別是在【特定專案／業務領域】的突破，以及如何有效地面對【稍早提到的挑戰】。這些成果不僅凸顯了部門團隊的努力，也反映我們每一天的投入，都在支持和實現公司的願景與策略。接下來，不曉得總經理、各位長官，對於以上報告的內容是否有問題，或想更深入探討的地方，我很樂意提供更多的資訊和想法。」
年終總結報告不是流水帳，報告的細節、語調和重點要以公司大局著想
透過以上的拆解，Amy 驚覺原來做總結報告不是將一堆事情硬塞進 PPT 裡面，然後一條一條地唸完就沒事。相反地，背後要考量的地方太多了！
由於目標聽眾是總經理，加上其他聽眾也都是高階主管，這就表示 15 分鐘內每字每句都必須是精華重點，報告的細節、語調和重點都要篩選過，聚焦在對公司、部門有利發展的戰略層面貢獻、關鍵績效指標（KPI）、或未來的機會等。
此外，現場並非只有 Amy 一位簡報講者，還有另外六位其他部門的代表同仁要輪流報告，這意味著各家做事能力誰強誰弱高下立判，完全馬虎不得。因此，在這種表面看似在做例行報告的簡報大會中，實際上卻隱含了各部門濃厚的較勁味道，想當然全程的報告架構、時間安排、台詞都要更謹慎規劃，才能在這短暫的亮相登場中，為自己部門贏得目光焦點，並為未來鋪路。
◎◎對於迫在眉睫的簡報挑戰感到手足無措？不用擔心，交給 Joy 老師的一對一教練服務來解圍！不管是中文或英文簡報，Joy 老師的專業指導，都能幫助你輕鬆越過語言的障礙，直擊簡報核心。倘若你想知道更多讓人脫穎而出的簡報秘訣，快來參考老師兩堂熱門的七小時課程，在這裡，你將迅速學會製作高效簡報的核心技巧，揭開專業簡報的神秘面紗！
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