以遺忘為前提的管理？

有人看了這標題或許會覺得很奇怪，但我自己一開始會想做時間管理的原因還真的是「為了遺忘」。 後來開始看一些時間管理的書籍，才發現很多大師也反覆強調這個要點。 這樣講或許有點往自己臉上貼金，但看來世界上的道理總是殊途同歸；大家不管用甚麼起點出發，最後總會在某個類似的點上靠攏。

但，甚麼叫做「以遺忘為前提」呢？

在我自己還沒有一個有系統的管理方法之前，每天生活有很多事情「得被記得」。 比方說「明天要交力學實驗的報告」、「後天工程數學有個小考」、「星期四要準備測量學的筆記」、「此外還要買下禮拜程式課程的課本」等。 像有時候去Mall買東西，到了店裡卻又突然想不起來要買甚麼。 等回家才懊惱的想起來說，「啊，剛剛忘了買電池。」

我想，這種經驗對很多人而言並不陌生。

我們隨時，無論是工作或是人生，都有很多的「待辦事項」。 但要把這些事情都記得，幾乎是不可能的。 可是不記得，事情就會落東落西的。 到了課堂，發現報告沒寫；到了公司，才想起來客戶要的東西昨天忘了寄；到了情人節，才想起來禮物忘了買；回到家，才發現剛剛超市忘了帶牛奶。

所以我自己在學生時代，總覺得上學很辛苦。 因為每天都得戰戰兢兢的，要努力記得所有該做與要做的事情。 去一個地方要想我來這裡是要幹嘛、有沒有甚麼東西沒帶？ 離開一個地方擔心有甚麼漏了或忘了做？ 睡前總覺得有甚麼事情沒做，醒來又得要聚精去思考今天得幹嘛。 在這種常態緊張下，反而很難專心的做事情。

等到開始上班時，發現要記憶的東西變更多。 當時就很憂慮，想說若是持續讓自己處在緊繃的狀態下，可不是沒辦法把任何事情做好了？ 也剛巧，那時候開始有PDA出現。 我也就開始嘗試使用這類工具來管理我的人生，自己第一台PDA還是黑白WinCE的介面(記得是大眾出的)。 當然，後來又經歷了一些變革，變成我目前跟大家分享：一半用萬用手冊，一半用電子工具的方法。

但無論如何，我要說的是，我在開始使用工具後，發現一件事 → 若我把所有要做的事情全部清出來，放在一個「待辦事項」的pool中，我就可以安心的把這些事情「暫時忘掉」。 但我又不用擔心事情最後會真正被忘記，因為我若要查都可以在這Pool中找出來。 我就可以先忘掉那些事情，安心專注的處理目前手上的事情。 等手上的事情告一段落後，我再到我的「待辦事項」pool中，把其他還沒做的事情找出來。 這樣我既可以專心做一件事不用擔心其他工作會漏掉，也不用隨時惶惶恐恐的害怕自己忘記甚麼。

把東西寫下，然後遺忘它；反而就能確保所有事情都不被忘記。

所以，要想專注的好好把事情做好，就該建立一個「待辦事項」的倉庫。

至於執行流程上

首先，你該把要完成甚麼轉換成條列式的Check List。

對我而言，這些Check List大部分時候，其實就是一項一項的工作。 有些工作你可以很快設定何時要完成，有些工作則只是一個提醒，甚至於是對未來的規劃。 再來，我會把這些無論何時想到的工作、不管是工作中、搭車時、出外看到甚麼好Idea時，都立刻記錄並存在我的Task Pool中。

我會把所有想到的工作都先分門別類的加入「待辦清單」中。 在電腦邊，就用Web平台加入。

那工作加入同時，我也可以給一個預估要完成的時間。

(指定時間、重複與否、標籤、以及地點)

系統就會根據設定的Due Date列出工作清單，甚至在時間點提醒我。 而待辦事項這東西比Calendar方便之處，在於你不去勾選「完成」它就會一直留在Pool中。 但Calendar工具(如Google Calendar)雖然也會提醒，但若你當下沒辦法去處理，之後它就不會再提醒了。 有時候明明一整天排了三五樣工作，可是剛巧那天有突發狀況你忙著開會解決，等第二天那些通知也就不會出現了。 這也是為何我工作不用Calendar而用待辦事項工具的原因。

然後我每天會幾個時間去檢視我的工作Pool。 比方說早上搭車時，或是中午吃飯後，看看今天有哪些事情該處理，並安排一個時間；若今天太忙，有些事情需要推延、則改變成新的完成時間。

所以，在透過這樣的模式下，我就不用再刻意記得工作以及due date了。 我只需要把所有需要的工作鍵入我的Task Pool中，再定時來整理與規劃，就能確保重要事項都會被妥善關注。 心力也就能完全放在目前的工作上了。