有次和老弟在街上閒逛，看到有間店在賣「不求人」（用來抓癢的工具）。這支和公園歐吉桑那種長長一支不一樣，它尺寸很小而且可以伸縮，收起來跟一支調羹大小差不多。我弟說：這玩意不賴，說不定明年新版的瑞士刀就會附上這一支！我腦中浮現一個人拿著帥氣的瑞士刀來抓背的畫面，整個笑到不行！

我們聊過時間管理的工具有很多種，這幾年下來，我的體悟是，每種工具各有其優勢，相對也有其限制，重點是要搞清楚自己的管理重點在哪裡。與其花精力追求一種「萬能」工具，不如善用多種簡潔的小工具。上面這張圖是金氏世界紀錄功能最多的瑞士刀，重量1.5公斤，總共有141種功能，據說連輪胎的胎紋深度都可以測量（但沒有「不求人」！？）。我還挺有興趣收藏一把，但如果要開瓶啤酒，我寧願找支簡單的開瓶器。

不管是在公事還是私事，我們有時會遇到一些「專案性質」的工作。它們或許不百分百符合「專案」的官方定義，但仍然必須在某個期限內，完成一系列相關連的工作。舉例來說：7月底要完成當季報表、12/1要完成一個課程的準備、或是1/10朋友婚禮，要協助之前的籌備工作等等。所以，我一直想要找到一個工具，可以幫助我以專案的角度，規劃一系列的工作，並且協助我進行追蹤，以準時達成目標。

首先我想到的是「待辦清單」，也就是To-Do List。這應該是最古老的時間管理工具，古人結繩記事基本上就是類似的概念。待辦清單的好處是簡單，而且清楚條列出所有的工作。但它缺少「時間軸」的維度，一串由上而下條列式的工作，就算標註各自的Deadline，仍缺少那種橫向的，隨時間演進的感覺。另外一個問題，它不容易呈現「專案性」，雖然可以將隸屬同個專案的工作設為一組，但仍然不盡理想。

接下來就拿換用「行事曆」來試試。行事曆的優點就是待辦清單的缺點，有清楚的「時間性」。行事曆一攤開，哪天該做什麼事情一清二楚，但我嫌它的「專案性」還是不夠。雖然像Outlook，Google Calendar這類工具可以用不同的顏色來區分類別（專案），但當專案數量一多，五顏六色的行事曆常讓人眼花撩亂。另外一個問題是，有很多工作我其實並不需要指定在那一天完成，只要在「某一天之前」或「某星期內」做完就可以了，但行事曆是以天為單位，相對於我的需求，是有點過度管理了。

前面兩個工具都陣亡了，難道要用「甘特圖」也就是Bar Chart來管理嗎？老實說，甘特圖的確解決了「專案性」和「時間軸」兩個問題，但連時程工程師出身的我，也有種用牛刀來殺雞的感覺，只是一些小專案（或只能稱任務），還要用P6，MS Project來排網圖，算要徑，感覺像用那支1.5公斤重的超級瑞士刀來剪指甲一樣。我要的只是：「協助我在期限內做好所有的工作」罷了。

後來讀到管理大師Stephen Covey的書，才知道我上面提到的「待辦清單」、「行事曆」、與「專案排程」其實就是時間管理的三代演進過程。而我後來自己開發的「輕專案時程」，和Covey在書中提出的第四代時間管理工具，幾乎一模一樣。嘿嘿，雖不敢說英雄所見略同（←還是說了），但我至少抓住了「大師」的思路，不知不覺就自high了起來～

好了，high完了，這工具到底是什麼？其實拿出來還真有點不好意思，不過是個Excel表格而已，而且什麼公式、巨集都妹有！見下圖：

我相信大家一看就能了解這表格的用處，這也是我強調的：「簡潔」！這裡我再來補充幾個重點：

1. 表格最左邊一欄是「專案」，Covey的版本則是「目標」，並加上完成的期限。另外每個專案的結束點也會以紅色標註在適當的時間點。
2. 雖然很多書本都教我們工作和私人生活要分開，但我認為兩者合一，才能彈性地運用時間。就像沒必要把皮夾裡的鈔票分成飯錢一疊，車錢一疊，我們要做的只要拿捏好預算即可。所以上圖範例中，既有公司的專案，也有幫朋友準備婚宴這類的私人活動。
3. 最上面一列是向右延伸的時間軸，我個人喜好以「周」為單位，並簡單填上每週五的日期。當然你可以改成以天為單位，但要想清楚是否真有必要管得那麼細，切記，過度管理是效率和士氣的殺手。
4. 這裡有個重點：表格中央的區域，我們會填上「該交付的產品」，也就是Deliverables。盡量是實體的東西，比方說文件、投影片，或是做完沒做完一翻兩瞪眼的事情。這些項目只會有「完成」或「未完成」兩種狀態，不可以有「完成37%」這種東西。簡單地說，每個專案具有一個大目標（第一欄：專案），這些細項，則是從大目標拆解出來的「小目標」。做完就刪除，沒做完就繼續順延。但如果每個小目標還需要拆分為工作步驟，我會建議利用Excel「插入註解」的功能，增建一個「待辦清單」來管理。
5. 如果需要，工作細項可以用不同顏色來分類。這裡我盡量精簡，只用黃色來表示「當週」，紅色表示各專案的完成里程碑。

這幾年我除了用這「輕專案時程」來管理個人的小專案外，我也用它來管理我的團隊，效果超過我的預期。每週開進度會議時，我的組員會自動依此表格來回報現況，如果原始規劃有變動（超前、延誤、新增、刪除），他們也都知道要重新調整，我只要打開這個檔案，就可以知道團隊本週要達成哪些目標，每個人現在忙什麼，未來兩週該交出什麼成果。我根本不需要管理每個人每天的進度，大家都可以擁有做事的自由度，甚至在家上班都可以，只要準時交出成果即可！前陣子，我也把這套方法介紹給兩位經營小公司的朋友。事實上，對於10人左右的公司或團隊，這應該是C/P值不錯的一套PMIS（專案管理系統）。

如果是用於團隊，這裡有些心得想跟大家分享一下：

1. 可以加入「負責成員」資訊，如範例圖片的第二欄。這樣就可以清楚定義每個人的負責的項目。
2. 可以利用像是Google Document這類的雲端服務，允許多人同時上線編輯一個Excel表格，這樣團隊就可以隨時上去更新進度或是重排工作。
3. 我有個朋友擔心與原始規劃比對的問題。比方說有個小目標原本設定1/1完成，但一直延誤到2/1都還沒做完。使用者在這表格裡只會看到該項目出現在2/1那週，卻看不出已經延誤一個月了。關於這個問題，就像我一直強調的，這工具的管理重點在「期限內完成所有的工作」，著重在向前看，達成目的地，而不是看照後鏡開車，但對於過往的歷史紀錄和績效追蹤，不是此處的重點。雖然還是可以利用字體、顏色、或是每週儲存一個版本這些方法。不過還是回到老問題，一味地擴充功能，工具終會變成龐大的怪獸，最後連基本的功能也做不好了。

一切的關鍵還是管理的重點是什麼，想清楚了，才會出現簡單順手的好工具。像我個人，即使有了這個「輕專案時程」，我還是會搭配「待辦清單」來管理一些非專案性質的瑣事（該看的書，購物清單）。我也同時使用「行事曆」的提醒功能，來確保不會錯過週期性的事件（繳帳單、親友生日、例會等），至於客戶委託的顧問合約，就得運用P6這類排程軟體才能清楚地表達工作流程和人力配置。如果你有些個人專案需要規劃，或是你帶領一個團隊或小型公司，你需要的其實只是一個簡單、便宜、方便的專案工具，那麼今天的分享或許可以幫你「搔到癢處」，而不用去買141種功能的瑞士大刀。